La función principal del emprendedor, después del esfuerzo de iniciar un negocio, es la de administrar la empresa. Muchos emprendedores fallan en este aspecto, al desconocer cómo hacer crecer su negocio, o mejorar las condiciones de ventas, producción, finanzas, marketing, etc. En este artículo veremos algunos consejos de como mejorar un negocio.
El administrador debe de considerar diversos puntos de mejoría dentro de la empresa. A la pregunta de como mejorar un negocio, quiero guiarlo a las formas más efectivas:
Uno de los aspectos más importantes de como mejorar un negocio, es registrar las operaciones de ventas, compras, y costos.
Muchos negocios pierden el rastro de adónde se va el dinero; desconocen cuánto vendieron, cuánto están pagando por las compras hechas, cuánto es la suma de sus costos (renta, sueldos, agua, luz, etc)
Este registro se lleva de forma diaria, como veremos en el consejo 2.
No es recomendable llevar el registro de sus operaciones en lapiz y papel. Esto nos lleva a errores, desorganización, y pérdida del control en la administración.
Lo recomendable para mejorar la administración de un negocio, es utilizar un software de control. Para los negocios con alto volumen de ventas directas, le recomendamos descargar un POS (point of sale) como osPos, el cual permite hacer el registro de las ventas rápido y en computadora.
Cuando la empresa realiza ventas de otro tipo (por cita, catálogos, ventas por teléfono, etc.) es recomendable llevar un software de ERP (Entreprise Resource Planning) como OpenBravo. Estos software están disponibles en versiones opensource (gratuitas para la descarga).
O es recomendable llevar un registro de Excel o Access, e ir creando una base de datos histórica del negocio.
Para mejorar el negocio, algunas empresas necesitan llevar un registro en papel, que avale procesos o actividades realizados.
Por ejemplo, si tiene un almacén con gran inversión en inventario, es recomendable crear un formato donde la entrada y salida de inventario sea registrada, con fecha, nombre, cantidad, productos, entrada o salida, y firma.
Así mismo, las empresas deben de presentar su declaración anual de impuestos, y deben de llevar un control de todas las facturas emitidas y recibidas, en caso de auditorías.
Una forma de como mejorar una empresa, es abrir los canales de comunicación con el cliente, con el fin de aumentar el contacto, servicio, atención y ventas.
Los negocios clásicos basan toda su estrategia de comunicación con un número teléfonico y una dirección. Hoy en día, hay otras formas que obligan a los negocios a adaptarse, por ejemplo:
- Tener un correo electrónico
- Tener una cuenta de facebook y twitter
- Crear un sitio web
- Optimizar el sitio web para rankear en buscadores (Artículo recomendado: como aumentar el trafico web)
- Chat online
- Uso de skype (telefonía voip)
Un error común de los negocios, es creer que un nombre comercial elegante, diferente o raro, va a atraer a los clientes. Esto no es preciso.
Es cierto que una estrategia de marketing puede incluir usar un nombre comercial del negocio diferente, como las empresas que usan palabras en inglés para su negocio (por ejemplo, McFry´s).
Sin embargo, el concepto de qué es este negocio no queda claro al visitante, y es muy probable que no entre a la tienda ni siquiera a ver. Por ello, un consejo para mejorar un negocio, es crear una declaración de qué es el negocio y qué lo hace diferente a los demás.
En el ejemplo, el concepto es un bar irlandés, por lo que junto al nombre, hay que aclarar qué somos de forma simplificada: McFry´s Irish Pub, Bar Irlandés
Sin importar el tamaño o tipo del negocio, cada uno debe de saber qué lo hace diferente a los demás (qué lo hace mejor). De hecho, esto debería de haberlo establecido antes de iniciar el negocio.
Esto es el concepto de ventaja competitiva, el hecho de establecer vs. mi competencia, porqué soy mejor o diferente, haciendo más atractivo el negocio. Para administrar un negocio mejor, identifique aquel beneficio que lo hace mejor.
Observe que hablo de beneficio y no característica. Un beneficio es algo que es tangible para el cliente, aquello que recibe al comprar en el establecimiento.
Por ejemplo, siguiendo el bar irlandés McFry´s, su ventaja competitiva puede ser el crear un ambiente de relajo irlandés en su ciudad (beneficio), por el estilo del bar, música, bebidas estilo irlandés y bandas de rock (características). Esta ventaja debe de darla a conocer dentro de su publicidad para atraer a sus clientes.
Otro error común al administrar una empresa, es usar dinero en mercadotecnia sin saber el retorno de la inversión; es decir, sin saber si lo que se está gastando está generando beneficios económicos.
Una forma práctica de hacer esto, es crear estrategias de marketing que sean de bajo costo y alto impacto. Una de estas formas es el marketing de guerrilla, esto es, presentarse como un negocio innovador al usar publicidad diferente a lo acostumbrado.
Por ejemplo, que el bar McFry´s creara como anuncio espectacular fuera de su negocio, una cerveza gigante al estilo de vaso irlandés. Esto es algo diferente que impacta al visitante, y crea un atractivo hacia el negocio.
No todos los clientes son iguales. El dicho de tratar a todos los clientes bien, ha cambiado, hacia tratar a los clientes más importantes mejor.
Una forma de hacer un negocio rentable, es analizar los datos de ventas, e identificar a los clientes que representan el 80% de nuestras ventas.
Esto aplica a clientes específicos (por ejemplo, Pedro Perez), o a un tipo de cliente en específico (por ejemplo, que los mejores clientes en el bar son hombres adultos con pareja). Recuerde que la mayoría de sus clientes representarán el 20% de las ventas. Siguiendo el ejemplo, digamos que el bar McFry´s observa que recibe a muchos jóvenes, pero la cuenta promedio es de $100 pesos.
Y cuando recibe a hombres mayores a 40 años, sus cuentas son de $500 pesos promedio. Por lo tanto, debe de dársele más atención a los clientes mayores de 40, que a los jóvenes.
La idea general de aumentar utilidades, es por medio del aumento de las ventas. Sin embargo, una alternativa es reducir los costos, los cuales son los egresos de dinero más importantes de la empresa.
Una forma de mejorar el negocio, es crear un análisis ABC de costos. Esto es, categorizar los costos a fin de encontrar cuáles son los más importantes, y reducirlos.
Los costos A, serán aquellos que representan el 80% del total de los costos (generalmente incluirán la renta y salarios). Los costos B representan el 15% de los costos totales, y los costos C el 5%.
Muchas personas estudian una maestría para poder mejorar su negocio. Sin embargo, los costos de una maestría son altos para los pequeños empresarios. Una alternativa la ofrecemos en 100Negocios, por medio de cursos de negocios online, que puede tomar desde su casa, ayudándolo a capacitarse en negocios a un precio mucho menor al estudio clásico.
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