Para poder administrar una empresa correctamente, es necesario comprender cómo opera un negocio. Es decir, existen actividades que todo negocio debe desempeñar, con el objetivo de alcanzar su meta, siendo en la mayoría de los casos ganar dinero.
Dentro de la teoría de administración de empresas, existe infinidad de formas de categorizar y analizar tanto los procesos como las actividades de negocio.
El problema más común es que no se aplica para una pequeña empresa, como una microempresa, compuesta por menos de cinco personas en su plantilla, o una pequeña empresa, con menos de 20 personas trabajando en la la organización.
Un concepto más simple para poder administrar un negocio exitoso, es basándose en el ciclo de Administración.
Todo negocio opera en forma de un ciclo o un círculo, donde se compran productos, se venden, y se gana dinero. El comprar, vender y ganar dinero se repite constantemente, y la empresa empieza a crecer alrededor de este ciclo, volviéndose un negocio rentable.
Obviamente existe mayor complejidad en la realidad, no es tan simple como comprar y vender, como lo pensaría el emprendedor. Intervienen una serie de actividades que complementan estas funciones básicas.
A este ciclo más complejo que llamamos ciclo de administración. Dos actores participan en este ciclo, siendo en primer lugar el administrador, quien toma las decisiones más importantes para darle rumbo al negocio. Por otra parte, actúa la organización, formada por todas las personas que realizan alguna tarea dentro del empresa, desde los vendedores hasta las personas de producción.
En este diagrama, puede observar más claramente cómo se da este ciclo de administración.
Todo inicia a partir de la organización. Debe de existir una planeación de a dónde se quiere llegar y cómo hacer para alcanzar las metas propuestas, que representa todo el aspecto de planes y toma de decisiones. Así mismo, vemos que requiere tener un personal contratado y capacitado para el desarrollo de las tareas cotidianas.
Esto se vincula con el aspecto de control. Si simplificamos la tarea de administrar un negocio, podríamos decir que es controlar las operaciones. Por ello, antes de empezar a vender, comprar, atender a clientes, etc., deben de existir los mecanismos de control necesarios para cuidar que cada operación se ve como se espera.
Teniendo sistemas de control, ya sea que instale un software para controlar las operaciones, desarrolle planes como presupuestos, programas, políticas, etc., o crea formatos para el control diario; se puede pasar al aspecto de compras. / Artículo recomendado: Guía para pequeños negocios /
Las compras representan la actividad donde se adquieren las mercancías, materia prima, o productos complementarios, necesarios para ofrecer el producto o servicio a vender. Implican tareas como cotización, negociación, búsqueda de proveedores, estimación de costos, etc. Después de realizada la compra, algunas empresas pasarán al proceso de producción.
Dentro de producción, el administrador debe de controlar que la materia prima sea recibida, procesada y empacada como producto terminado. Así mismo, un aspecto importante es el control de calidad para obtener un producto listo para la venta.
Cuando el producto está terminado, pasa a formar parte del Inventario. Esta es la mercancía lista para la venta. Se da una entrada de inventario, almacenamiento, y salida de inventario para la venta. En esta etapa, puede salir para su Distribución a otros puntos de venta, o directo para la Venta, en una tienda física o virtual.
En la etapa de Ventas, el Administrador debe de controlar no sólo las operaciones diarias, sino todas las actividades “atrás del mostrador”. Entre las más importantes, se encuentran el manejo de los vendedores, capacitación y motivación, control de problemas como devoluciones, garantías, robos, etc., manejo contable, entre otros. / Lea cómo incrementar las ventas /
Otro aspecto ligado a las Ventas es el Servicio al Cliente. Es más económico mantener un cliente, que buscar nuevos prospectos para hacer ventas. Dentro de la administración de clientes, debe de considerarse aspectos como políticas de ventas, listas y control de clientes, atención a problemas, reorden de mercancías, etc.
Finalmente, se dará la entrada de dinero (Ingresos) por las Ventas. Es importante que se considere al Dinero como un proceso en sí, se interrelaciona con todas las demás actividades, pero al final, debe de existir una entrada de dinero, salida de dinero para pagar la operación, y determinar cuánto es el remantente (pérdidas o utilidades).
Esta es la prioridad del buen administrador, definir si la empresa está siendo rentable o no, y en cada caso, tomar acciones para sea mejorar más las ventas, o encontrar cuál es el problema. / Lea cómo hacer más dinero en su negocio /
Puede ver cómo la parte de Dinero se conecta con el Control. Además del control de las operaciones, el control del dinero es vital durante el ciclo de administración. Por ello, antes de que se de la salida de dinero para hacer más compras, debe de pasar nuevamente por el Control para evaluar los resultados y planear el nuevo ciclo.
En unos días, 100Negocios lanzará un curso de administración basado en el ciclo de Administración, para ayudar a los empresarios de microempresas y Pymes (Pequeñas y Medianas Empresas), a entender mejor cómo administrar un negocio.
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