Administración de Ventas: Puntos Más Importantes

En este artículo le daremos consejos sobre el plan de ventas, mediante preguntas que se debe hacer para el desarrollo de sus ideas de negocio, posicionamiento de su marca y productos, y puntos más importantes al planear el aspecto de la administración de ventas.

La administración de ventas se relaciona principalmente a la planeación y control del manejo de los productos o servicios que la empresa vende a un consumidor o cliente.  Entre las tareas que se realizan, algunos conceptos son:

Recuerde que todo negocio comienza con una idea. Antes de comenzar (si está en proceso de desarrollo de su empresa), busque ideas rentables de negocio, una vez que la tenga plantée el aspecto relacionado con la planeación de las ventas e ingresos que desea:

¿Qué es lo que se necesita? y ¿Por qué?, Por ejemplo: 

Quiere ser independiente

Necesita hacer dinero rápidamente

Quiere hacer un producto (sueño de idea)

Quiere iniciar un negocio (ser su propio jefe)

Esto será importante definir para la Administración de Ventas dentro de su proyecto empresarial.

Los conceptos que debe tener en mente se los presentamos en forma de pregunta para que cuando usted encuentre la respuesta justa a las necesidades de su negocio.

¿Cuál es el el producto o servicio?

¿Cómo es la visión compleja o simple?

¿A quién le va a vender?

¿Dondé va a trabajar?

¿Trabajará solo o con otros?

¿Cómo promocionará el negocio?

¿Cuáles son los problemas financieros?

Le recomendamos leer el artículo “Cómo iniciar un negocio desde cero“)

Una vez claros los conceptos ahora toca el turno al desarrollo de Productos/Servicios que va ofreces para esto necesita:

Aclarar la relativa rentabilidad ¿Está el financiamiento disponible? Lea cómo financiar un negocio

¿Qué tan único es su concepto/producto/servicio?

Ventaja competitiva: ¿qué ventaja tiene sobre los demás? (competencia)

Fuerza de afinidad personal y nivel de conocimientos.

Recuerde que el mercado es amplio y variado pero se necesitan conocer bien y tener ciertas seguridades como:

¿Hay suficientes mercados disponibles?

¿Cómo están las tendencias en el mercado? Relativa rentabilidad por mercado.

Revise las siguientes cuestiones para un mejor posicionamiento y sus clientes potenciales:

Forma demográfica

Forma etnica

Tendencias demográficas y étnicas

Forma de “presentación” de servicio/producto

Lea cómo evaluar nuevas ideas de negocios basado en los clientes potenciales.

Tome en cuenta la parte competitiva de Producto/Servicio haciendo un análisis de mercado relativo de la competencia, dentro de la Administración de ventas.

También se le recomienda que elabore ejercicios de análisis competitivo que es un análisis de las respectivas estrategias, debilidades y vulnerabilidad de la competencia. Lea más en qué negocio es rentable.

Hay dos análisis que debe tomar en cuenta y efectuar:

Análisis de ventajas competitivas. Es la Identificación y aclaración de ventajas competitivas, valor de la propuesta, el ¿por qué yo?

Análisis de entrega/ distribución. Es cómo el producto/ servicio va a ser entregado al mercado, (participación actual, tendencias, posicionamiento en la competencia, la mejor forma para mi):

Ventas en la web o en línea Ventas tradicionales Distribuidores Ventas directas a un mercado relativo con ventas en la competencia.

Recuerde que toda administración conlleva un ciclo para el buen funcionamiento en una empresa, lea nuestro artículo cómo opera cualquier negocio, para que así usted se de una idea de cómo va su administración.

Tome en cuenta las siguiente preguntas para que sepa dónde ubicar sus productos y tengan relevancia en el mercado.

¿Dónde existe la ventaja competitiva?

¿Dónde está la mejor rentabilidad? 

¿Cuáles son los mercados con más tendencias y grandes?

¿Dónde está la mejor forma y tendencias con los clientes?

¿Cuál es la disponibilidad o los recursos requeridos?

Ahora usted cuenta con todo lo que se requiere para el desarrollo poderoso y el posicionamiento de un plan de ventas:

Un corte claro de ventas en competencia/ valoración de la proposición

El producto/servicio “correcto” (rentable y competitivo)

Un desarrollado y rentable posicionamiento en el mercado

Un entendimiento claro del segmento en sus clientes (formas)

Ventajas de producto/ servicio en la competencia del mercado

Las respectivas vulnerabilidades de sus competencias

Claridad en la mejor forma del canal de distribución.

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El Ciclo de Administración: Cómo Opera Cualquier Negocio

Para poder administrar una empresa correctamente, es necesario comprender cómo opera un negocio. Es decir, existen actividades que todo negocio debe desempeñar, con el objetivo de alcanzar su meta, siendo en la mayoría de los casos ganar dinero.

Dentro de la teoría de administración de empresas, existe infinidad de formas de categorizar y analizar tanto los procesos como las actividades de negocio.

El problema más común es que no se aplica para una pequeña empresa, como una microempresa, compuesta por menos de cinco personas en su plantilla, o una pequeña empresa, con menos de 20 personas trabajando en la la organización.

Un concepto más simple para poder administrar un negocio exitoso, es basándose en el ciclo de Administración.

Todo negocio opera en forma de un ciclo o un círculo, donde se compran productos, se venden, y se gana dinero. El comprar, vender y ganar dinero se repite constantemente, y la empresa empieza a crecer alrededor de este ciclo, volviéndose un negocio rentable.

Obviamente existe mayor complejidad en la realidad, no es tan simple como comprar y vender, como lo pensaría el emprendedor. Intervienen una serie de actividades que complementan estas funciones básicas.

A este ciclo más complejo que llamamos ciclo de administración. Dos actores participan en este ciclo, siendo en primer lugar el administrador, quien toma las decisiones más importantes para darle rumbo al negocio. Por otra parte, actúa la organización, formada por todas las personas que realizan alguna tarea dentro del empresa, desde los vendedores hasta las personas de producción.

En este diagrama, puede observar más claramente cómo se da este ciclo de administración.

Todo inicia a partir de la organización. Debe de existir una planeación de a dónde se quiere llegar y cómo hacer para alcanzar las metas propuestas, que representa todo el aspecto de planes y toma de decisiones. Así mismo, vemos que requiere tener un personal contratado y capacitado para el desarrollo de las tareas cotidianas.

Esto se vincula con el aspecto de control. Si simplificamos la tarea de administrar un negocio, podríamos decir que es controlar las operaciones. Por ello, antes de empezar a vender, comprar, atender a clientes, etc., deben de existir los mecanismos de control necesarios para cuidar que cada operación se ve como se espera.

Teniendo sistemas de control, ya sea que instale un software para controlar las operaciones, desarrolle planes como presupuestos, programas, políticas, etc., o crea formatos para el control diario; se puede pasar al aspecto de compras. / Artículo recomendado: Guía para pequeños negocios /

Las compras representan la actividad donde se adquieren las mercancías, materia prima, o productos complementarios, necesarios para ofrecer el producto o servicio a vender. Implican tareas como cotización, negociación, búsqueda de proveedores, estimación de costos, etc. Después de realizada la compra, algunas empresas pasarán al proceso de producción.

Dentro de producción, el administrador debe de controlar que la materia prima sea recibida, procesada y empacada como producto terminado. Así mismo, un aspecto importante es el control de calidad para obtener un producto listo para la venta.

Cuando el producto está terminado, pasa a formar parte del Inventario. Esta es la mercancía lista para la venta. Se da una entrada de inventario, almacenamiento, y salida de inventario para la venta. En esta etapa, puede salir para su Distribución a otros puntos de venta, o directo para la Venta, en una tienda física o virtual.

En la etapa de Ventas, el Administrador debe de controlar no sólo las operaciones diarias, sino todas las actividades “atrás del mostrador”. Entre las más importantes, se encuentran el manejo de los vendedores, capacitación y motivación, control de problemas como devoluciones, garantías, robos, etc., manejo contable, entre otros. / Lea cómo incrementar las ventas /

Otro aspecto ligado a las Ventas es el Servicio al Cliente. Es más económico mantener un cliente, que buscar nuevos prospectos para hacer ventas. Dentro de la administración de clientes, debe de considerarse aspectos como políticas de ventas, listas y control de clientes, atención a problemas, reorden de mercancías, etc.

Finalmente, se dará la entrada de dinero (Ingresos) por las Ventas. Es importante que se considere al Dinero como un proceso en sí, se interrelaciona con todas las demás actividades, pero al final, debe de existir una entrada de dinero, salida de dinero para pagar la operación, y determinar cuánto es el remantente (pérdidas o utilidades).

Esta es la prioridad del buen administrador, definir si la empresa está siendo rentable o no, y en cada caso, tomar acciones para sea mejorar más las ventas, o encontrar cuál es el problema. / Lea cómo hacer más dinero en su negocio /

Puede ver cómo la parte de Dinero se conecta con el Control. Además del control de las operaciones, el control del dinero es vital durante el ciclo de administración. Por ello, antes de que se de la salida de dinero para hacer más compras, debe de pasar nuevamente por el Control para evaluar los resultados y planear el nuevo ciclo.

En unos días, 100Negocios lanzará un curso de administración basado en el ciclo de Administración, para ayudar a los empresarios de microempresas y Pymes (Pequeñas y Medianas Empresas), a entender mejor cómo administrar un negocio.

Puede ver nuestro sitio de cursos de capacitación empresarial para checar el curso (si no lo ve todavía, puede registrarse en la parte de Avisos para recibir una notificación)

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Guía para Pequeños Negocios: Emprendimiento y Administración

Existen muchas dudas sobre los pequeños negocios; qué negocio poner, cómo iniciarlo, qué tan rentable es la idea, cómo administrar la empresa, cómo hacer crecer las ventas, etc. En este artículo, desarrollaremos estos puntos en formato de guía de pequeños negocios.

Separaremos esta guía en tres aspectos: la idea, planeación del negocio, la creación del negocio y la administración de la pequeña empresa.

El primer paso para desarrollar un pequeño negocio, es encontrar una oportunidad de negocios factible para su área geográfica e interés. La oportunidad representa una circunstancia en el ambiente, que se presenta como un problema no resuelto, en crecimiento o en desarrollo. Por ejemplo, en México observamos un crecimiento en las enfermedades como diabetes y obesidad. Esto resulta en una oportunidad de negocios en ofrecer soluciones al público. Una vez detectada la oportunidad, desarrollamos ideas de negocios que estén en línea con:

1. Mis intereses, habilidades, conocimientos y experiencias: puede utilizar estos factores que ya poseé, para desarrollar ideas de negocios.
2. Mis recursos: en este aspecto, debe de diagnosticar cuántos recursos tiene, en términos monetarios, de personal y de tiempo
3. El ambiente externo: debe de considerar aspectos exteriores que tengan relación con la idea, como la competencia, el estado de la economía, el nivel socioeconómico de los consumidores potenciales, las leyes actuales respecto al tema, el rol del gobierno en relación; es decir, todos los factores sociales, económicos y políticos relacionados.

Por ejemplo, siguiendo la oportunidad del incremento de la obesidad en México, podemos analizar ideas de pequeños negocios basados en:

1. Tengo conocimientos y experiencia en gimnasia
2. Tengo ahorros suficientes, apoyo económico de familiares, y tiempo completo
3. Ha crecido mucho la industria de los gimnasios en mi zona

Por lo tanto, algunas ideas de negocios a partir de esto son:

1. Un gimnasio enfocado en adelgazar (por aparatos)
2. Workout o ejercicios para adelgazar (sesiones de grupos)
3. Talleres de capacitación para bajar de peso (conferencias y asesorías)

La selección de la idea dependerá de una primera evaluación, que compare a fondo sus recursos, conocimientos y habilidades, con la situación externa. Después de seleccionar 1 idea, se pasa al proceso de planeación del negocio. / Artículo recomendado: oportunidades de negocios en tiempos de crisis /

Este paso implica el desarrollo de un plan para pequeños negocios. Un plan de negocios representa el estudio de la idea de negocios. Es decir, responder las principales dudas de nuestra idea: cuánto costará, qué necesito, cuánta competencia hay, cuánto puedo ganar, dónde debo ubicar la tienda, etc.

Las preguntas principales a responder, así como su solución a los problemas al empezar un negocio son:

a. ¿Qué es el negocio y qué necesito?
R= Debe de establecer la misión del negocio, o qué hace/vende, y los recursos que necesitará, como personal, mobiliario, productos, equipo, maquinaria, insumos, etc.

b. ¿Cuánto cuesta y dónde obtengo los recursos?
R= Antes de decir qué negocio es rentable, debemos enlistar todos los recursos necesarios, y cotizarlos con la realidad. Esto implica investigación con tiendas donde vendan lo que necesitamos, proveedores que suministran los productos o materia prima, si es necesario importar y cómo hacerlo, cuánto cuesta la renta de un local, etc.

c. ¿Cuáles son mis costos, mis ventas posibles, y mis utilidades?
R = Requiere hacer un análisis financiero (ver video de analisis financiero), donde pronostique sus precios y ventas, determine costos fijos, variables y totales, y con estos datos, saber realmente la rentabilidad del negocio.

d. ¿Quiénes son mis consumidores potenciales, dónde viven, qué hacen?
R = La clave de un buen inicio para un negocio, es conocer quiénes son sus clientes. Con este conocimiento, desarrollaremos las mejores estrategias de negocios. Esto implica investigar su edad, género, comportamiento, nivel de ingresos, forma de transportarse, etc.

e. ¿Cuáles serán las estrategias que use para producir/comprar/vender/promocionar productos a mis consumidores potenciales?
R = Las estrategias son guías a seguir sobre la forma de actuar de la empresa, debe definir ideas como:

- ¿Producir bajo demanda o producir lo más posible?
- ¿Comprar con proveedores nacionales o internacionales?
- ¿Cómo promocionar los productos, dónde, por cuáles medios de comunicación?
- ¿Cómo voy a vender? (Desde medios, personal, financiamiento)

Para aquellos emprendedores que no sepan cómo resolver estas dudas, hemos desarrollado el curso CEUN 2.0, donde le enseñamos desde 0, todos estos aspectos y la forma de resolverlos. Le recomendamos entrar a la zona de cursos de negocios para mayor capacitación en este tema.

Teniendo las respuestas a nuestra idea (es decir, el plan de negocios), y decidiendo si es rentable o no, pasamos al aspecto de la creación del negocio pequeño. En este paso de empezar el negocio, se darán las salidas de dinero principales, para el pago de:

- Trámites para creación de empresa y obtención de permisos

NOTA: En el caso de los negocios en México, es recomendable inscribirse como REPECO, o Régimen de Pequeños Contribuyentes ante el SAT, para el pago de impuestos. Es decir, se inscribe como persona física en REPECO, para facilitar el pago de impuestos. Otra ventaja es poder solicitar los trámites correspondientes al ayuntamiento municipal, como permisos de uso de suelo, licencias, etc. Le recomendamos checar 2 sitios con mayor información:

Requisitos para REPECO – http://www.sat.gob.mx/sitio_internet/servicios/noticias_boletines/peq_cont/5_1217.html
Apertura Rápida de Empresas – http://www.cofemer.gob.mx/contenido.aspx?contenido=122
Licencias y otros permisos – Busque en google la página de su ayuntamiento local, y luego busque la sección de “Empresas”, generalmente incluye toda la información relevante para su ciudad

- Búsqueda, selección y contratación de personal
– Compra de materia prima, productos a vender
– Compra de maquinaria o equipo especializado
– Cotización de acondicionamiento del local
– Contratación de mano de obra para acondicionamiento
– Depósito de renta de local
– Pago del mes de renta

NOTA: Recuerde que el depósito y pago de renta, implica una salida alta de dinero, debe de tener ya presupuestado el aspecto para el acondicionamiento del local, compra de inventarios, transporte, contratación de personal.

Es fundamental también tener un presupuesto para que no se salga de control los gastos de la creación del negocio, y su cronograma, que deteminará el tiempo máximo para la culminación de este paso.

Al abrir las puertas de su negocio, el camino apenas inicia, y comienza todo el proceso de administración de la micro empresa. Entre los puntos fuertes que debe de considerar de administración (ahora como administrador) son:

- Administración de Compras

Una salida de dinero se enfoca en las compras de productos a vender o de materia prima. Esto implica tener una relación con sus proveedores, y el cuidado de toda la logística, desde que hace el pedido, el pago, el envío, el transporte, y la recepción de mercancía.

- Administracion de la Producción

Cuando produce un producto, a partir de materia prima, debe de llevar un control riguroso de la calidad y costos del producto procesado al terminado. Esto implica manejo de su personal de producción (productividad), cuidado de las máquinas (control de calidad), y manejo de la materia prima y producto terminado (almacenes)

- Administración de Ventas

Las ventas son el ingreso principal de los pequeños negocios. Debe de llevar un registro en caja de las entradas de dinero, movimientos de mercancía, vendedores, y especialmente de los clientes. Recuerde que un cliente satisfecho genera nuevos pedidos y recomendaciones para atraer nuevos clientes.

- Administración del Personal

Su personal es el recurso que interviene en todo el negocio. Debe de poder adiestrarlos y capacitarlos cuando la actividad lo requiera, y de controlar los problemas o conflictos que se generan en el día a día, entre personal, clientes y situaciones.

- Administración del Dinero

Finalmente, todas estas actividades son transacciones que deben de registrarse, para determinar las ventas, costos, utilidades y rentabilidad del negocio. Así mismo, estos datos son requisitos para el pago de impuestos.

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10 Consejos de Administracion para mejor un Negocio

La función principal del emprendedor, después del esfuerzo de iniciar un negocio, es la de administrar la empresa. Muchos emprendedores fallan en este aspecto, al desconocer cómo hacer crecer su negocio, o mejorar las condiciones de ventas, producción, finanzas, marketing, etc. En este artículo veremos algunos consejos de como mejorar un negocio.

El administrador debe de considerar diversos puntos de mejoría dentro de la empresa. A la pregunta de como mejorar un negocio, quiero guiarlo a las formas más efectivas:

Uno de los aspectos más importantes de como mejorar un negocio, es registrar las operaciones de ventas, compras, y costos.

Muchos negocios pierden el rastro de adónde se va el dinero; desconocen cuánto vendieron, cuánto están pagando por las compras hechas, cuánto es la suma de sus costos (renta, sueldos, agua, luz, etc)

Este registro se lleva de forma diaria, como veremos en el consejo 2.

No es recomendable llevar el registro de sus operaciones en lapiz y papel. Esto nos lleva a errores, desorganización, y pérdida del control en la administración.

Lo recomendable para mejorar la administración de un negocio, es utilizar un software de control. Para los negocios con alto volumen de ventas directas, le recomendamos descargar un POS (point of sale) como osPos, el cual permite hacer el registro de las ventas rápido y en computadora.

Cuando la empresa realiza ventas de otro tipo (por cita, catálogos, ventas por teléfono, etc.) es recomendable llevar un software de ERP (Entreprise Resource Planning) como OpenBravo. Estos software están disponibles en versiones opensource (gratuitas para la descarga).

O es recomendable llevar un registro de Excel o Access, e ir creando una base de datos histórica del negocio.

Para mejorar el negocio, algunas empresas necesitan llevar un registro en papel, que avale procesos o actividades realizados.

Por ejemplo, si tiene un almacén con gran inversión en inventario, es recomendable crear un formato donde la entrada y salida de inventario sea registrada, con fecha, nombre, cantidad, productos, entrada o salida, y firma.

Así mismo, las empresas deben de presentar su declaración anual de impuestos, y deben de llevar un control de todas las facturas emitidas y recibidas, en caso de auditorías.

Una forma de como mejorar una empresa, es abrir los canales de comunicación con el cliente, con el fin de aumentar el contacto, servicio, atención y ventas.

Los negocios clásicos basan toda su estrategia de comunicación con un número teléfonico y una dirección. Hoy en día, hay otras formas que obligan a los negocios a adaptarse, por ejemplo:

- Tener un correo electrónico
- Tener una cuenta de facebook y twitter
- Crear un sitio web
- Optimizar el sitio web para rankear en buscadores (Artículo recomendado: como aumentar el trafico web)
- Chat online
- Uso de skype (telefonía voip)

Un error común de los negocios, es creer que un nombre comercial elegante, diferente o raro, va a atraer a los clientes. Esto no es preciso.

Es cierto que una estrategia de marketing puede incluir usar un nombre comercial del negocio diferente, como las empresas que usan palabras en inglés para su negocio (por ejemplo, McFry´s).

Sin embargo, el concepto de qué es este negocio no queda claro al visitante, y es muy probable que no entre a la tienda ni siquiera a ver. Por ello, un consejo para mejorar un negocio, es crear una declaración de qué es el negocio y qué lo hace diferente a los demás.

En el ejemplo, el concepto es un bar irlandés, por lo que junto al nombre, hay que aclarar qué somos de forma simplificada: McFry´s Irish Pub, Bar Irlandés

Sin importar el tamaño o tipo del negocio, cada uno debe de saber qué lo hace diferente a los demás (qué lo hace mejor). De hecho, esto debería de haberlo establecido antes de iniciar el negocio.

Esto es el concepto de ventaja competitiva, el hecho de establecer vs. mi competencia, porqué soy mejor o diferente, haciendo más atractivo el negocio. Para administrar un negocio mejor, identifique aquel beneficio que lo hace mejor.

Observe que hablo de beneficio y no característica. Un beneficio es algo que es tangible para el cliente, aquello que recibe al comprar en el establecimiento.

Por ejemplo, siguiendo el bar irlandés McFry´s, su ventaja competitiva puede ser el crear un ambiente de relajo irlandés en su ciudad (beneficio), por el estilo del bar, música, bebidas estilo irlandés y bandas de rock (características). Esta ventaja debe de darla a conocer dentro de su publicidad para atraer a sus clientes.

Otro error común al administrar una empresa, es usar dinero en mercadotecnia sin saber el retorno de la inversión; es decir, sin saber si lo que se está gastando está generando beneficios económicos.

Una forma práctica de hacer esto, es crear estrategias de marketing que sean de bajo costo y alto impacto. Una de estas formas es el marketing de guerrilla, esto es, presentarse como un negocio innovador al usar publicidad diferente a lo acostumbrado.

Por ejemplo, que el bar McFry´s creara como anuncio espectacular fuera de su negocio, una cerveza gigante al estilo de vaso irlandés. Esto es algo diferente que impacta al visitante, y crea un atractivo hacia el negocio.

No todos los clientes son iguales. El dicho de tratar a todos los clientes bien, ha cambiado, hacia tratar a los clientes más importantes mejor.

Una forma de hacer un negocio rentable, es analizar los datos de ventas, e identificar a los clientes que representan el 80% de nuestras ventas.

Esto aplica a clientes específicos (por ejemplo, Pedro Perez), o a un tipo de cliente en específico (por ejemplo, que los mejores clientes en el bar son hombres adultos con pareja). Recuerde que la mayoría de sus clientes representarán el 20% de las ventas. Siguiendo el ejemplo, digamos que el bar McFry´s observa que recibe a muchos jóvenes, pero la cuenta promedio es de $100 pesos.

Y cuando recibe a hombres mayores a 40 años, sus cuentas son de $500 pesos promedio. Por lo tanto, debe de dársele más atención a los clientes mayores de 40, que a los jóvenes.

La idea general de aumentar utilidades, es por medio del aumento de las ventas. Sin embargo, una alternativa es reducir los costos, los cuales son los egresos de dinero más importantes de la empresa.

Una forma de mejorar el negocio, es crear un análisis ABC de costos. Esto es, categorizar los costos a fin de encontrar cuáles son los más importantes, y reducirlos.

Los costos A, serán aquellos que representan el 80% del total de los costos (generalmente incluirán la renta y salarios). Los costos B representan el 15% de los costos totales, y los costos C el 5%.

Muchas personas estudian una maestría para poder mejorar su negocio. Sin embargo, los costos de una maestría son altos para los pequeños empresarios. Una alternativa la ofrecemos en 100Negocios, por medio de cursos de negocios online, que puede tomar desde su casa, ayudándolo a capacitarse en negocios a un precio mucho menor al estudio clásico.

Este material tiene derechos reservados a 100Negocios.com 2012-2013. Necesita permiso del autor para reimpresión, publicación o uso. México, Estados Unidos, Colombia, Ecuador, Argentina, Brasil, Chile, Uruguay, Costa Rica, Peru, Bolivia, Venezuela, Guatemala, Honduras

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